Kerap Penulis ditanya bagaimana ingin memulakan perbualan kecil sebelum satu-satu mesyuarat dimulakan? Apakah topik dan cara ianya dimulakan supaya pihak-pihak berasa selesa dan ingin meneruskan perbualan? Apakah pula kaitan kemahiran berbual-bual kecil ini dengan kepemimpinan atau kepengikutan?
Tiga tips mudah ingin Penulis kongsikan bagaimana seorang penjawat awam boleh mencipta hubungan yang baik dan berpanjangan dengan mempelajari & menguasai kemahiran berbual-bual ini.
- Menetapkan sasaran atau tujuan menghadiri pertemuan atau perhimpunan dengan jelas iaitu untuk memperkenalkan kerelevanan unit atau jabatan yang diwakili. Misalnya, seorang pegawai dari Jabatan Pendaftaran menetapkan tujuan supaya fungsi Jabatan difahami dengan jelas oleh mereka yang ditemui semasa mesyuarat atau pertemuan tersebut. Apabila pihak lain faham akan kepentingan Jabatan yang diwakili, kesannya adalah secara jangka masa panjang terhadap pegawai dan jabatan berkenaan.
- Menyediakan skrip yang ‘standard’ (piawai) sebagai permulaan. Kemahiran ini tidak datang secara ‘default’ atau semula jadi tanpa latihan dan ilmu. Misalnya, pertanyaan santai seperti ‘Tuan dari agensi mana?’ atau ‘Bagaimana perjalanan ke sini tadi, ok kah?’ Perbualan laras tinggi dan mendalam seperti pertanyaan peribadi atau berkaitan isu politik harus dijauhi pada pertemuan pertama dan perbualan kecil.
- Mengetahui laras bahasa hormat berbanding bahasa mesra. Mengutamakan penggunaan bahasa hormat seperti panggilan Encik/Tuan/Puan harus diutamakan dalam memulakan perbualan kecil. Ia lambang memuliakan orang yang ditemui. Ia simbol bahawa pegawai tersebut cermat dalam penggunaan bahasa yang sempurna.
Apabila seorang Pegawai Kerajaan mampu untuk memudahkan kefahaman pelanggan atau rakan sekerja dengan menguasai perbualan kecil sebegini, ia akan menaikkan kredibiliti beliau sebagai seorang ketua atau bakal ketua di organisasi di mana beliau berkhidmat. Ini akan turut menaikkan imej Jabatan berkenaan.
Oleh :
Hj Syamsul Amri A Razak